Dato. 8. februar

Deltagere: Jens U, Kim B, Danny, Maja, Jens R og Marianne

Afbud: León og Kim N.

Dagsorden:

1. Skolens bestyrelsesarbejde.
2. General forsamling.
3. Status på forældre, der endnu ikke er logget på skolens mailsystem.
4. Gennemgang af bestyrelsens opgaveliste.

Ad.1.

Det går godt:

Der er enighed om, at vi i bestyrelsen har haft nogle gode interne relationer og er gode til at passe på hinanden. Alle er hjælpsomme og imødekommende.

Bestyrelsen har fået styr på dagsorden og prioritering af dagsorden, således at møderne slutter inden for aftalt tid. Bestyrelsen har evnet at efterleve handlingsplan og målsætning, og er således kommet i mål med rigtig mange opgaver.

Udfordringer:

I forhold til kommunikationen internt i gruppen, kan det ønskes at vi bliver bedre til mere ærlig og konstruktiv dialog, med plads til tydelige forventninger, aftaler og ”påtale”, såfremt aftaler IKKE overholdes. Der opfordres til større ansvar i forhold til aktivt at melde fra på en opgave, såfremt aftalte ansvarsopgave ikke kan løses til deadline.

Bestyrelsen bør være opmærksom på at skabe en positiv kultur, hvor man ”fejrer” succeser og anerkender hinandens arbejdsindsatser.

Bestyrelsen bør fremadrettet være mere synlig i forhold til forældregruppen. Mere dialog ønskes.

Arbejdsbelastningerne kan til tider være for store og muligvis ikke hensigtsmæssigt fordelt internt i bestyrelsen.

Muligheder:

Gode og uddybende opgavebeskrivelser. Tydelige beskrivelser af kompetenceprofiler i bestyrelsen.

Kultur for at melde af på opgaver, man ikke kan nå inden for aftalte deadline.

Beskrivelser af bestyrelseskompetencer:

Formand: Tæt sparring med skoleleder, fokus på grundig information og involvering i forhold til bestyrelsesmedlemmer. Tydelig og god kommunikator og mægler.

Administrator (evt. næstformand): Referater, dagsorden, mødeindkaldelser, arkiver i google doc. IT-platform.

Kasserer: Regnskab, økonomi. Tæt sparring med skoleleder og administration. Månedsafstemning, periode afgrænsning. Kontaktled til bank og kreditforening. Forhandler– en, der kan lukke en handel.

Personalejura. Ansættelsesbreve, lønforhandlinger, ansættelsessamtaler, personalesager.

Vedligehold. Koordinering af forældrearbejdstimer, arbejdslørdage, kontakt til kommunen, tekniske retningslinjer, reglementer, godkendelser. Kontakt til håndværkere og indhentning af tilbud.

PR og eventmager. Kontaktperson til fundraising og støttekreds. Adsbøl borgerforening, lottoklub, medier, åbent hus arrangementer.

Aftaler:

Kommende mødestruktur:

Bestyrelsen mødes i alt 6 gange årligt (august, oktober, december, februar, april og juni).

Desuden mødes bestyrelse og personale 2 gange årligt.

Der skal i forbindelse med den nye mødestruktur laves en grundig beskrivelse af årshjul.

Forslag til ændring af antallet af bestyrelsesmedlemmer:

Bestyrelsen beslutter ved flertal (4 for og 1 imod) at stille forslag om vedtægtsændring.

Til generalforsamling skal stemmes om vedtægtsændring, således at bestyrelsen fremadrettet består af i alt 5 bestyrelsesmedlemmer imod de hidtidige 7 medlemmer.

Marianne Havn gør et forslag til vedtægtsændring klar inden indkaldelse til generalforsamling.

Ad 2.

På valg:

León: genopstiller

Danny: genopstiller IKKE

Kim N: genopstiller

Kim B: genopstiller IKKE

Marianne (ikke på valg): ønsker at trække sig

Siddende i bestyrelsen:

Jens U og Maja

Såfremt vedtægtsændringerne godkendes af generalforsamlingen, skal der således vælges:

3 bestyrelsesmedlemmer+ 2 suppleanter.

Forslag til dirigent:

Bjarne. Marianne tager kontakt.

Ad 3.

Der er desværre fortsat en stor gruppe forældre, som ikke har henvendt sig for aktivering af skolemail adresse. Dette giver mange kommunikative udfordringer og familierne er pt. Ikke i dialog med skolen.

Bestyrelsen vil i uge 6 tage personlig kontakt til de pågældende familier, med henblik på at få problemet løst hurtigst muligt.

Ad. 4

Dette punkt udskydes til næste bestyrelsesmøde. Dokumentet ligger i Google Docs.